作为全球最大的石油生产公司之一，美国某大型石油公司拥有众多国际子公司和联合公司，包括此行业最大和最新的巨型油轮船队，为世界范围内的客户提供原油和精炼产品。

随着法规遵从性要求的出现，每天都会产生需要长期保管的文档，几乎所有的大型石油公司都认识到，只有采用一种通用的内容管理平台，才能应对大量文档管理的挑战。为了建立一个行之有效的合同管理平台，上述大型石油公司决定采用全球领先的内容管理平台 EMC Documentum，并使该内容管理平台与公司的相关系统无缝集成，这样可以大大提升该石油公司创建、审查、批准及监控合同的效率。

无法满足效率和法规的要求

该石油公司要管理的合同超过200万页，其中的很多合同不仅代表着数十亿美元的收入，并且时间跨度是50年，这意味着保存的期限至少为50年。特别是，每个合同中有很多关键内容，需要由不同的部门来共同完成，所以创建和审查新合同的流程就变得低效、繁杂，难于管理。

除此之外，国家法规的要求也为该石油公司带来了繁重的负担。美国联邦法律规定，公司应将其合同存储到一个限制访问的安全“保险库”中，保证它们在15年内可以随时存取。因此，不管是公司内部合同处理的效率，还是满足对外法规的要求，都需要该石油公司创建一个高效自动化的合同管理平台，并且该平台还要与 SAP 集成，让公司相关部门和授权人随时查看和管理合同的创建、审查、修改和批准的过程。

实现流程规范化自动化

该石油公司的合同都是复杂的文档，不仅包括各方的权益、条款内容、规定日期和金额，还包括产品规格、材料标准、质量认证和图片等。通过实施 Documentum 内容管理平台，这些总计超过200万页的合同都被扫描到 Documentum 存储库中。Documentum 平台中的 Content Server、Content Services for SAP、Records Manager、Trusted Content Services 等产品模块，从根本上改变了原来由人来控制合同文档的传统流程，保证公司可以在统一的平台中定义相关工作流程，实现合同的跟随审批和自动传递。

与此同时，相关人员有对应的阅读、审批、修改、发布权限，实现了该石油公司合同文档审批流程的高度规范化和自动化。更可喜的是，此系统平台还易于应用，使用者只需通过半天的培训就可以进行操作。

五个月周期缩短到一个月

在实施 Documentum 之前，一份合同的制作周期需要三到五个月，现在只需一个月即可完成。该石油公司通过高效、自动化的流程来创建、审查和管理合同，每个新合同的创建和审查通过 Documentum 工作流和版本控制得到简化。不管涉及多少部门，都能够高效地制作完成相关合同，并安全地存储到存储库中。

同时，该石油公司可以根据行业的特殊需要灵活地自定义文档属性的工作流模块，如：合同号、项目编号、金额、区域等，以供授权用户根据需要进行访问。每个参与者在合同的自动传递过程中，可以跟踪其执行状态，即时发现合同执行过程中的问题，确保合同的安全性。

此外，Documentum 中设定的标准电子邮件则将所分配的任务通知到相关用户，各区域的分支机构可根据国情、法律法规、财务规定等进一步对合同进行规范管理，填补漏洞。

除了建立高效的合同管理平台，该石油公司还从未来发展需求考虑，通过实施 Documentum-SAP 解决方案将其发票处理时间减少了30%。此外，该石油公司还将把 Documentum 用于其工程项目系统中，预计每年节约成本150万美元。